ถ้าใครเคยทำโครงการสร้างซอฟต์แวร์ขนาดใหญ่จะรู้ดี ว่ามันวุ่นวายมากเลยครับ คนก็เยอะ ค่าใช้จ่ายก็เยอะ ความต้องการก็เยอะด้วย หลากหลายทีเดียว
ส่วนใหญ่แล้วโครงการสร้างซอฟต์แวร์ขนาดใหญ่ จะต้องมีการจัดตั้งและระดมบุคลากรไอทีเข้ามาไว้ในโครงการครับ โดยระดมจากผู้รู้, ผู้ตื่น, ผู้เบิกบานทั้งหลาย อีกทั้งนอกจากจะต้องใช้คนในแล้ว ก็ยังต้องจ้างบริษัทเอกชนไอทีเข้ามาร่วมงานกันด้วย
ซึ่งส่วนใหญ่ถ้าเป็นระบบใหญ่จริง เขาก็จะทำผังองค์กรของทีมงานแบบข้างล่างนี้
ในเมื่อมีการตั้งโครงการมาแล้ว ต่างคนก็ต่างทำหน้าที่ของตัวเองไปครับ ซึ่งการจะทำงานได้ เราก็จำเป็นที่จะต้องมีการพูดคุยสื่อสารกัน ไม่ว่าจะเป็นระหว่าง
- คณะกรรมการกับทีมงาน
- ผู้ออกแบบพิมพ์เขียวกับผู้ใช้
- ผู้พัฒนาซอฟต์แวร์กับผู้ออกแบบพิมพ์เขียว
การส่งผ่านความต้องการและความเข้าใจที่ดีที่สุดก็หนีไม่พ้นการประชุมครับ ทีนี้เวลานัดประชุมกันเราก็จะพบว่าในห้องประชุมนั้น จะแบ่งคนไอทีได้เป็น 3 ประเภท คือ
- คนที่มีการเตรียม PowerPoint มาอย่างดีเพื่อนำเสนอ
- คนที่ไม่ได้เตรียมอะไรมาเลย แต่ก็เสนอ และ
- คนที่นั่งนิ่ง ๆ ฟังลูกเดียว
แล้วสุดท้ายก็จบการประชุมด้วยความว่างเปล่า ทุกคนได้พูด, ได้นำเสนอประเด็นปัญหา และบางประเด็นปัญหาก็อาจจะสามารถหาข้อสรุปได้ แต่ไม่มีใครจดอะไรเก็บไว้เลย โอ้ พระศาสดา ยัยส่งปากและหูมาให้มนุษย์พูดคุยสื่อสาร แต่กลับไม่ส่งมือมาให้มนุษย์จดอะไรเก็บไว้เป็นหลักฐานเลยเล่า T-T
จุดนี้สำคัญครับ เพราะการพูดปากเปียกปากแฉะไปโดยไม่จดอะไรเก็บไว้เป็นหลักฐานนั้น มันไม่ได้มีประโยชน์อะไรเลยพับผ่าสิ แล้วทำไมไม่จดไว้ล่ะเอ้อ นั่นสิ เพราะอะไรฟระ?
ก็เพราะว่าคนไอทีส่วนใหญ่ไม่เห็นว่าเป็นธุระของตนเองไงครับ ต่างก็คิดว่าตนนั้นมีหน้าที่ของตนเองอยู่แล้ว เช่นว่า Functional Team ก็เล็งเห็นว่าตนเองนั้นเป็นผู้ออกแบบพิมพ์เขียว, Development Team ก็นึกรู้ว่าตนเองเป็นผู้เขียนซอฟต์แวร์, ในขณะที่ Conversion Team ก็คิดแต่เพียงว่าตัวเองจะต้องโอนข้อมูลจากที่เก่า มาไว้ที่ใหม่ยังไงบ้าง
แล้วทำไมต้องมาเป็นคนจดประเด็นต่าง ๆ ในที่ประชุมล่ะ ไม่ใช่ธุระซักหน่อย? เอ้อ เอาเข้าไป แล้วถ้าไม่จดเก็บไว้แล้วจะจำกันได้หรือเปล่าล่ะเว้ยเฮ้ย ประเด็นบางทีมีเป็นร้อยเลยนะ จะจำได้มั้ยล่ะว่าอันไหนปิดไปแล้วบ้าง แล้วอันไหนเปิดไว้แต่ยังไม่ปิดอ่ะ
เมื่อเป็นเช่นนี้แล้วก็เลยจำเป็นต้องมีทีมพิเศษขึ้นมาอีกทีมนึงครับ เรียกเป็นภาษาไทยว่าเลขานุการโครงการ แต่เรียกด้วยศัพท์ภาษาอังกฤษอันสวยหรูว่า Project Management Officier หรือ PMO
PMO ถือเป็นเลขานุการโครงการนะครับ แต่พวกเขาไม่ได้เป็นเหมือนกับเลขาหน้าห้องผู้บริหารอะไรเทือกนั้นหรอกนะ โปรดอย่าเข้าใจผิด พวกเขาเป็นคนที่จบคอมพิวเตอร์มานี่แหล่ะครับ แต่ไม่ได้มีหน้าที่ในการเขียนพิมพ์เขียว หรือไม่ได้มีหน้าที่ในการพัฒนาซอฟต์แวร์อะไรเลย
หน้าที่หลักของ PMO คือการเก็บประเด็นปัญหาต่าง ๆ ในการทำโครงการซอฟต์แวร์ทั้งหมดเอาไว้ครับ ดังนั้น PMO ถือเป็นของจริง เพราะจะต้องรู้ประเด็นปัญหาทั้งหมด อีกทั้งยังต้องจัดเก็บประเด็นปัญหาต่าง ๆ ให้อยู่ในรูปแบบของเอกสารคอมพิวเตอร์ที่เข้าถึงได้โดยง่ายด้วย
คนจบคอมพิวเตอร์พูด ก็ต้องให้คนจบคอมพิวเตอร์มาฟังแล้วจดบันทึกเอาไว้!!!
PMO จะต้องมีส่วนร่วมในทุกวงประชุม จะต้องมีหูผี จมูกมด จะต้องสามารถจับประเด็นปัญหาและวิธีการแก้ปัญหา ที่มีการเอื้อนเอ่ยกันในที่ประชุมให้จงได้ ถ้าประเด็นไหนไม่ได้เสนอทางแก้เอาไว้ ก็จะต้องบันทึกเอาไว้ กัดไม่ปล่อยเลยทีเดียว
อีกทั้ง PMO จะต้องรู้ด้วยว่าทีมไหนทำอะไร ที่ไหน และอย่างไรบ้าง เพื่อเวลาติดตามวิธีการแก้ปัญหาในแต่ล่ะประเด็น จะได้สามารถตามได้ถูกคนหรือถูกทีม
ดังนั้น PMO จึงมีส่วนสำคัญอย่างมากทีเดียวครับ ในการจะประคองให้โครงการซอฟต์แวร์สามารถไปถึงฝั่งฝันได้ เพราะโดยแท้ที่จริงแล้ว พวกเขานั้นแหล่ะคือคีย์แมนตัวจริง
ป.ล. ผมเองก็เกรงกลัว PMO ยิ่งนัก เพราะถ้าผมพูดในที่ประชุมไป แล้ว PMO ดันจดผิดหรือเข้าใจผิดไปแล้วล่ะก็ เมื่อส่งประเด็นและวิธีการแก้ปัญหาไปให้กับคณะกรรมการโครงการ แล้วคณะกรรมการโครงการดันอนุมัติเห็นชอบด้วยแล้ว ทีนี้จะวิ่งเต้นไปขอแก้ไขเนื้อความ ก็จะยากสาหัสเลยครับ ดังนั้นผมก็เลยต้องประกบ PMO ให้แนบแน่นเหมือนกัน
[tags]เลขานุการ,โครงการ,โครงการซอฟต์แวร์,PMO,Project Management Officier[/tags]
อ่ะตอนฝึกงานได้ยินบ่อยๆ ตอนแรกนึกว่าเป็นตำแหน่งเดียวกับ PM ซะอีก T T”
มันใช่อันเดียวกับ Project Co-ordinator ป่าวครับ
คนล่ะตำแหน่งครับคุณ nat3 สำหรับ PM นั้นถือว่าหย่ายมากครับ คงไม่มาทำอะไรเทือกนี้หรอก
น่าจะใช่เหมือนกันนะคุณก้อนหิน แต่พวก PMO เขาเรียกตัวเองว่าคนตามล้างตามเช็ดน่ะครับ ก็แล้วแต่จะตั้งตำแหน่งให้อ่ะครับ 😛
แถวบริษัทผมเค้าเรียกคนจดบันทึกการประชุมอ่ะ ดูไม่สำคัญเลย
บางบริษัทก็เป็นอย่างนั้นจริง ๆ ครับคุณเบิร์ด ไม่ใช่จดประชุมอย่างเดียวนะ จองห้องประชุมด้วย เสริฟอาหารว่างด้วย ชงกาแฟด้วย ดูเหมือนว่าแล้วแต่ที่ครับ แต่ผมว่านะ นิยามของ PMO เป็นอะไรที่กว้าง ๆ มาก ๆ เลยล่ะ ดังต่อไปนี้
PMO อาจจะเป็น PMO จริง ๆ เลยก็ได้ หรือ
PMO อาจจะเป็นนักวิเคราะห์ระบบ หรือโปรแกรมเมอร์ ที่รู้เรื่องทางคอมพิวเตอร์ หรือ
PMO อาจจะเป็นเจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไป, เจ้าหน้าที่ธุรการหรือ
PMO อาจจะเป็นเลขานุการของผู้บริหาร เป็นต้น
แล้วแต่จริง ๆ ครับ
ปัญหาที่เจอคือเวลาประชุมกันแสดงความเห็นกันเป็นคุ้งเป็นแควว่าปัญหาต้องแก้อย่างนั้นแก้อย่างนี้ แต่พอคราวหน้ามาก็เริ่มต้นพูดเรื่องปัญหาเดิมอีกเพราะไม่มีอะไรคืบหน้าเป็นรูปธรรมเลยในช่วงที่ผ่านมา เป็นแบบนี้ซ้ำๆ กันเป็นปีๆ ไม่มีอะไรเกิดขึ้น (NATO: No Action, Talk Only) frustate มากๆ
ดูเหมือนปัญหาของการไม่มีคนจดประเด็น, ตามประเด็น, สรุปประเด็นในที่ประชุม จะเป็นปัญหาสากลจริง ๆ นะเนี่ยท่านสุมาอี้ ผมนึกว่าจะมีเฉพาะองค์กรคอมพิวเตอร์ซะอีก ว่าแต่ NATO นี่ทำให้นึกถึงองค์การป้องกันแอตแลนติกเหนือจริง ๆ นะเนี่ย อิ อิ